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办公室秘书必备的接待礼仪要点介绍


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办公室秘书必备的接待礼仪要点介绍
接待是指个人或单位以主人的身份招待客人,以达到某 种目的的社会交往方式。无论是单位或个人在接待来访者 时,都希望客人能乘兴而来,满意而归,为达到这一目的, 在接待过程中要遵守一定的工作原则,即平等、热情、友善、 礼貌。下面有整理的办公室秘书必备的接待礼仪要点,
迎来送往,是社会交往接待活动中最基本的形式和重要 环节,是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。尤其是 迎接,是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好 的第一印象,就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人要 有周密的布署,应注意以下事项。
(一)对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客 人,应首先了解对方到达的车次、航班,安排与客人身份、 职务相当的人员前去迎接。若因某种原因,相应身份的主人 不能前往,前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
(二)主人到车站、机场去迎接客人,应提前到达,恭候 客人的到来,决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接, 内心必定感到非常高兴,若迎接来迟,必定会给客人心里留 下阴影,事后无论怎样解释,都无法消除这种失职和不守信 誉的印象。
(三)接到客人后,应首先问候一路辛苦了、欢迎您来到 我们这个美丽的城市、欢迎您来到我们公司等等。然后向对
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★精品文档★ 方作自我介绍,如果有名片,可送予对方。注意送名片的礼 仪:
1、当你与长者、尊者交换名片时,双手递上,身体可 微微前倾,说一句请多关照。你想得到对方名片时,可以用 请求的口吻说:如果您方便的话,能否留张名片给我?
2、作为接名片的人,双手接过名片后,应仔细地看一 遍,千万不要看也不看就放入口袋,也不要顺手往桌上扔。
(四)迎接客人应提前为客人准备好交通工具,不要等到 客人到了才匆匆忙忙准备交通工具,那样会因让客人久等而 误事
(五)主人应提前为客人准备好住宿,帮客人办理好一切 手续并将客人领进房间,同时向客人介绍住处的服务、设施, 将活动的计划、日程安排交给客人,并把准备好的地图或旅 游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。
(六)将客人送到住地后,主人不要立即离去,应陪客人 稍作停留,热情交谈,谈话内容要让客人感到满意,比如客 人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、 特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累,主人不宜久留, 让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等 告诉客人。
二、接待礼仪 接待客人要注意以下几点。
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★精品文档★ (一)客人要找的负责人不在时,要明确告诉对方负责人 到何处去了,以及何时回本单位。请客人留下电话、地址, 明确是由客人再次来单位,还是我方负责人到对方单位去。 (二)客人到来时,我方负责人由于种种原因不能马上接 见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待, 应该向客人提供饮料、杂志,如果可能,应该时常为客人换 饮料。 (三)接待人员带领客人到达目的地,应该有正确的引导 方法和引导姿势。 1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前, 配合步调,让客人走在内侧。 2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时,应该让客 人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待 人员走在前面,客人在后面,上下楼梯时,接待人员应该注 意客人的安全。 3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时,接待人 员先进入电梯,等客人进入后关闭电梯门,到达时,接待人 员按开的钮,让客人先走出电梯。 4、客厅里的引导方法。当客人走入客厅,接待人员用 手指示,请客人坐下,看到客人坐下后,才能行点头礼后离 开。如客人错坐下座,应请客人改坐上座(一般靠近门的一 方为下座)。
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★精品文档★ (四)诚心诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人, 在招待尊贵客人时,茶具要特别讲究,倒茶有许多规矩,递 茶也有许多讲究 三、乘车礼仪 (一)小轿车 1、小轿车的座位,如有司机驾驶时,以后排右侧为首 位,左侧次之,中间 座位再次之,前坐右侧殿后,前排中间为末席。 2、如果由主人亲自驾驶,以驾驶座右侧为首位,后排 右侧次之,左侧再次之,而后排中间座为末席,前排中间座 则不宜再安排客人。 3、主人夫妇驾车时,则主人夫妇坐前座,客人夫妇坐 后座,男士要服务于自己的夫人,宜开车门让夫人先上车, 然后自己再上车 4、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车,则应邀友人坐前 座,友人之妇坐后座,或让友人夫妇都坐前座。 5、主人亲自驾车,坐客只有一人,应坐在主人旁边。 若同坐多人,中途坐前座的客人下车后,在后面坐的客人应 改坐前座,此项礼节最易疏忽。 6、女士登车不要一只先踏入车内,也不要爬进车里。 需先站在座位边上,把身体降低,让臀部坐到位子上,再将 双腿一起收进车里,双膝一定保持合并的姿势。
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★精品文档★ (二)吉普车 吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶,都应以前排右坐 为尊,后排右侧次之,后排左侧为末席。上车时,后排位低 者先上车,前排尊者后上。下车时前排客人先下,后排客人 再下车 (三)旅行车 我们在接待团体客人时,多采用旅行车接送客人。旅行 车以司机座后第一排即前排为尊,后排依次为小。其座位的 尊卑,依每排右侧往左侧递减。 四、馈赠礼仪 在经济日益发达的今天,人与人之间的距离逐渐缩短, 接触面越来越广,一些迎来送往及喜庆宴贺的活动越来越 多,彼此送礼的机会也随之增加。但如何挑选适宜的礼品, 对每一个人都是费解的问题。懂得送礼技巧,不仅能达到大 方得体的效果,还可增进彼此感情。 送礼忌讳 1、选择的礼物,你自己要喜欢,你自己都不喜欢,别 人怎么会喜欢呢? 2、为避免几年选同样的礼物给同一个人的尴尬情况发 生,最好每年送礼时做记录为好。 3、千万不要把以前接收的礼物转送出去,或丢掉它, 不要以为人家不知道,送礼物给你的人会留意你有没有用他
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★精品文档★ 所送的物品
4、切勿直接去问对方喜欢什么礼物,一方面可能他要 求的会导致你超出预算,另一方面你即使照着他的意思去 买,可能会出现这样的情况,就是:呀,我曾经见过更大一 点的,大一点不是更好吗?
5、切忌送一些将会刺激别人感受的东西 6、不要打算以你的礼物来改变别人的品味和习惯 7、必须考虑接受礼物人的职位、年龄、性别等。 8、即使你比较富裕,送礼物给一般朋友也不宜太过, 而送一些有纪念的礼物较好。如你送给朋友儿子的礼物贵过 他父母送他的礼物,这自然会引起他父母的不快,同时也会 令两份礼物失去意义。 接受一份你知道你的朋友难以负担的精美礼品,内心会 很过意不去,因此,送礼的人最好在自己能力负担范围内较 为人乐于接受 9、谨记除去价钱牌及商店的袋装,无论礼物本身是如 何不名贵,最好用包装纸包装,有时细微的地方更能显出送 礼人的心意 10、考虑接受者在日常生活中能否应用你送的礼物
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